工作中，总是离不开文印难题。

 

3月底，我们面向行政社群中的600位行政做了一次调研，发现文印难题一直深深困扰着行政和员工。

 

身份证复印、处理卡纸，以及双面打印，这些让人抓狂的文印难题该如何处理？统计各部门的实际文印量时，却常常发现文印文件丢失，大大拖低了行政的工作效率……

 

针对上述难题，惠普联合行政垂直社区@知行晓政推出了《员工版应知应会文印技能》&《行政版应知应会文印技能》，演示文印设备的正确操作方法！

 

掌握这些方法，不用求助自己就能搞定，速速转发收藏吧！

 

 

 

*文末有惊喜！一定要看到最后哦~

《员工版应知应会文印技能》

1.身份证复印

员工常见的身份证复印问题主要有以下两点：

① 身份证如何摆放？

② 如何将身份证正反面复印在一张纸上，而且方向一致？

 

请看下方视频——

 

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如果贵司使用的是传统文印设备

→身份证正面朝下，并且放在扫描台前1/3处

→点击复印按钮

→将身份证沿短边翻面，背面朝下，并且和原来的位置留出一定距离

→将印好正面的纸张放入纸盒中再进行复印

→放纸的时候，注意纸张正反面以及前后的摆放

 

 

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如果贵司使用文印设备自带身份证复印快捷键，如：惠普轻系列A3数码复合机M439nda

→ 将身份证放入扫描台

→ 点击ID复印按钮

→ 点击开始复印

→ 沿证件短边翻转，并放在同一位置

→ 再次点击开始复印（身份证正反面轻松印到一张纸上）

2.双面打印

员工常见的双面打印问题就是：

第二面的内容总印反，不能按照装订方向需求印刷出来。

 

请看下方视频——

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 如果贵司使用的是传统文印设备

手动双面打印看似很难，其实只需分清文件需要长边、还是短边装订就能轻松搞定！

 

→ 如果是沿着短边装订、翻阅，那么只需沿着纸张较短的一边做翻转就行啦

→如果想要沿着长边装订、翻阅，同理也只需要沿长边进行翻转

 

2

如果贵司使用文印设备自带双面打印/复印功能，如：惠普轻系列A3数码复合机M439nda

→双面打印：则可以直接驱动选择双面打印即可

→双面复印：操作盘「菜单」→「复印功能」「双面」「双面→双面，书本→书本」→「开始按钮」

3.卡纸处理

卡纸也是文印过程中一种常见的问题。

只要有以下其中一种情况，就有可能会造成卡纸问题哦：

① 没有选择合适的纸张

② 设置驱动时，范围不准确

③ 未使用带地线的电源线连接设备

④ 纸盒内有异物

 

在面对不同类型文印设备的时候，处理方式也有所不同哦~

 

请看下方视频——

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如果小型桌面机出现卡纸问题

→打开耗材仓，取出耗材

→看见卡住的纸张，顺着出纸的方向，取出纸张

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如果大型落地机出现卡纸问题

→打开机身侧边的舱门盖

→取出保护液容器组件

→顺着搓轮纸方向慢慢取出纸张

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如果贵司使用的是惠普轻系列A3数码复合机M439nda，那么卡纸或许从此是路人——

→Ta的纸张适用性强，不同克数、尺寸、介质类型的纸张Ta都能印

→即使是褶皱纸也能照印不误，不卡纸

《行政版应知应会文印技能》

问题一

如何区分各个部门的文印实际使用量，方便做部门分摊并控制成本？

其实这个问题通过文印设备的两个功能就可解决——作业记账与权限管理。

1.作业记账

作业记账功能可以创建多个帐号，根据实际需求为每个账号设置使用权限，记录设备使用情况可以细致到页，帮你把每一笔账记得清清楚楚。

 

我们以惠普轻系列A3数码复合机M439nda为例，教大家如何设置作业记账——

 动作分解 ↓↓↓

◎  将打印机连接至局域网内，然后打印网络配置页（菜单-网络-网络配置），找到打印机在局域网内的IP地址。

◎  浏览器输入打印机IP地址，登录，输入管理员帐号和密码

◎  安全 - 用户访问控制 - 标准记账列表 - 添加

◎  设置账户名称和密码，为此账户设置相应使用权限

◎  点击【记账方法】-【标准统计】进行设置，设置好后点击【应用】即可开始记录打印机的使用情况

2.权限管理

 

在控制成本方面，也可以对色彩控制权限进行管理。接下来为大家讲解具体设置步骤——

 

  动作分解 ↓↓↓ 

◎  在后台选择打印选项

◎  选择限制彩色-点击转至访问控制页面

◎  点击打印选项

◎  选择限制彩色中的想要限制的账户

◎  完成

*演示机器为：惠普企业级彩色激光打印机M751系列 

问题二

如何杜绝打印好的文件丢失问题？

 

打印好的文件忘记取，最后造成浪费，甚至丢失带来文印安全问题，也是让行政头大的日常难题。

 

想要避免其实很简答，使用PIN码打印功能就可以轻松搞定。接下来为大家讲解具体设置步骤——

PIN码打印

◎  进入文件的打印界面，选择打印机属性

◎  选择作业存储，选择存储的作业 

◎  选择输入PIN码才能打印，输入作业名称和PIN码

◎  打印

◎  在打印机的控制面板中找到打印

◎  选择作业存储

◎  找到刚才命名名称的文件

◎  输入在电脑端设定的PIN码

◎  打印完成

*演示机器为：惠普传奇系列黑白激光多功能一体机M429fdw

最后！重中之重！

这些技能你学会了吗？

 

其实拥有一台更智能更安全的文印设备，就能帮你解决文印难题！

 

视频中的同款好用神器——惠普轻系列A3数码复合机M439nda，让身份证复印、双面打印复印等员工日常操作更方便更简单，作业记账、PIN码打印等管理操作更智能更高效更安全。